Menu
×
Menu
Możliwość komentowania 6 najpopularniejszych metod bycia produktywnym została wyłączona

6 najpopularniejszych metod bycia produktywnym

Opublikowane przez | 19 marca 2015 | artykuł, wydarzenia

watch_wrist

Poznaj systemy organizowania pracy i czasu, które podbiły świat biznesu oraz rozwoju osobistego.

Być może słyszałeś kiedyś o czymś takim jak system produktywności lub metoda produktywności. Są to różne sposoby, wymyślone przez ludzi zajmujących się tą dziedziną, których zadaniem jest uczynienie Cię bardziej wydajnym i zorganizowanym człowiekiem.

Chodzi o pomoc w kilku rzeczach:

  • organizowaniu rzeczy do zrobienia,
  • ustalaniu priorytetów,
  • robieniu tego co najważniejsze,
  • motywowaniu Cię do pracy,
  • zwiększaniu produktywności.

W kolejnych akapitach pokrótce przedstawię Ci systemy zarządzania pracą, o których mówią wszyscy w świecie biznesu i rozwoju osobistego.

Po przeczytaniu artykułu będziesz na tyle zorientowany w temacie, że z powodzeniem wybierzesz coś dla siebie. Jeżeli potrzebujesz oczywiście. Zaczynamy.

Getting Things Done

To bardzo popularna o ile nie najpopularniejsza metoda bycia produktywnym. Jej twórcą jest David Allen i opisał ją w swojej książce o tym samym tytule. Metoda jest nauczana na całym świecie. Powstał wokół niej cały przemysł związany ze szkoleniami, seminariami, blogowaniem, itp. Z powodzeniem została wprowadzona w życie przez duże korporacje i małe biznesy.

Podstawowe założenia metody:

  1. Uchwyć wszystko – wszelkie Twoje pomysły, informacje na dany temat, plany, rzeczy do zrobienia. Poświęć czas na dokładną analizę swojego życia i przelej to na papier.
  2. Dobrze określ – pisz konkrety, a nie ogólniki. Jeśli coś jest łatwe i krótkie do zrobienia, zrób to. Jeżeli coś możesz oddelegować, oddeleguj to.
  3. Zorganizuj – elementy listy, którą właśnie stworzyłeś, powinieneś jakoś zorganizować. Podziel je na grupy oraz dokonaj analizy ważności. Przykładowe grupy, to: na później, może kiedyś, kosz na śmieci, oddeleguj.
  4. Przemyśl swoją listę rzeczy do zrobienia. Zastanów się co powinieneś zrobić w najbliższym czasie. Co jest kolejnym krokiem do wykonania. Jeżeli coś wydaje się niejasne i nie wiesz jak się za to zabrać – podziel to na mniejsze i łatwiejsze kroki.
  5. Zaangażuj się i zacznij pracę. Skoro wiesz już co powinieneś zrobić, czas to zrobić. Ustaliłeś priorytety, a więc wiesz jak wygląda lista Twoich kolejnych działań. Zajmij się pierwszym od góry.

Allen w swojej książce skupia się na organizacji takich elementów życia jak:

  • obecne zadania,
  • obecne projekty,
  • rzeczy, za które jesteśmy odpowiedzialni,
  • plany na najbliższy rok, dwa,
  • plany na najbliższe 3-5 lat,
  • plany na całe życie.

System GTD jest dosyć obszerny i na początku może się wydawać przytłaczający. Wielu ludzi z powodzeniem się go nauczyło i wykorzystuje na co dzień.

Don’t break the chain

Twórcą metody jest amerykański satyryk Jerry Seinfeld. Pewnego razu został zapytany: jak być świetnym satyrykiem? Odpowiedział, że aby być najlepszym trzeba mieć doskonałe żarty, a żeby mieć doskonałe żarty, należy nad nimi codziennie pracować.

Następnie opisał swój sposób pracy, który przerodził się w metodę nie przerywaj łańcucha. Polega na tym, aby zorganizować sobie kalendarz na cały rok. Następnie należy określić czynność, którą powinniśmy robić regularnie, np. każdego dnia.

Po każdym jej wykonaniu należy zaznaczyć ten fakt w kalendarzu, np. czerwonym krzyżykiem. Po kilku dniach na kalendarzu utworzy się łańcuszek, a naszym jedynym zadaniem jest go nie przerywać.

Znaczki w kalendarzu oraz regularność, to klucze do motywacji. Jeżeli robisz coś od dłuższego czasu, to trudno będzie Ci przerwać dobrą passę. Ja w ten sposób pozbyłem się wiszącego brzuszka. Ćwiczyłem codziennie. Im dłużej ćwiczyłem, tym trudniej było mi przestać i pominąć trening. Rok później byłem szczupły.

Metoda nie jest jakąś wielką filozofią, ale sprowadza się do dyscypliny i motywowania się poprzez wizualny wgląd na postępy. Jeśli na własne oczy zobaczysz dziurę w łańcuchu, bo pominąłeś 1 dzień, zaboli Cię to i następnym razem będziesz się poważnie wahał zanim zechcesz znów zrobić sobie przerwę.

Codziennie spisuję swoje posiłki oraz treningi. Szczególnym kolorem zaznaczam te dni, w które nie ćwiczyłem lub zjadłem coś niezdrowego jak, np. deser lodowy. Dzięki temu bardzo rzadko i na bardzo krótko przerywam dobrą passę. I o to właśnie chodzi. Proste podejście, ale działa.

Technika pomodoro

Stworzona pod koniec lat 80-tych przez Francesco Cirillo. Stara, ale ciągle bardzo popularna. Twórca wyszedł w niej z założenia, że ludzki umysł najlepiej radzi sobie podczas sprintu, nie maratonu. Stąd pomysł, aby pracę podzielić na 25 minutowe bloki, podczas których jesteśmy maksymalnie skupieni.Po upływie czasu następuje 5 minutowa przerwa. Jeden taki sprint z przerwą nosi nazwę pomodoro.

Co 4 pomodoro należy zrobić sobie dłuższą 15-30 minutową przerwę. W sumie to cała filozofia. Żadnych list to do, żadnych aplikacji. No może poza stoperem do pomiaru czasu.

The action method

O podobnej technice pisałem bardzo dawno temu w artykule Jak zmaterializować myśli?. Chodzi o to, że za każdym razem kiedy wpadniesz na jakiś pomysł, albo uczestniczysz w spotkaniu biznesowym lub burzy mózgów, musisz zrobić coś, aby wprowadzić pomysł w życie.

Twórcy metody proponują swoje oprogramowanie, które zapewni, że z każdego spotkania wyjdziesz z listą konkretnych działań, które musisz podjąć. Wielu ludzi krytykuje tę metodą, ponieważ produkuje wiele list to do, które ciężko zorganizować.

Metodę można jednak uogólnić nie tylko do sporządzenia listy zadań.

Action znaczy podejmij akcję, zrób coś. Nie opuszczaj spotkania dopóki nie będziesz mieć listy rzeczy, które należy zrobić. Nie wychodź z pomieszczenia, w którym jesteś, dopóki nie zrobisz czegoś w związku ze swoim pomysłem.Możesz napisać plan działania. Możesz wykonać telefon do przyjaciela i ustalić jakieś spotkanie.

Warunek jest jeden – musisz zrobić to tu i teraz, a nie później. Jeśli stwierdziłeś, że chcesz zapisać się na kurs – zrób to teraz. Nie myśl za dużo i nie obiecuj sobie, że zrobisz to w wolnej chwili. Najlepiej jest wprowadzić małą część planu w życie. Jeśli już zrobisz pierwszy krok, trudno będzie go odkręcić.

Niesławna metoda RPM

Jej twórcą jest Tony Robbins. Dlaczego niesławna? Ponieważ przeglądając przeróżne artykuły dotyczące produktywności natrafiłem na nią tylko raz. Na opisane wcześniej metody natrafiałem natomiast wszędzie.

Chociaż myślę, że powód braku jej popularności w kręgach zainteresowań, może być inny. RPM to nie system zarządzania czasem. To sposób myślenia i trochę głębsza filozofia, której zadaniem jest sensowne zorganizowanie pracy i życia z uwzględnieniem 3 aspektów: celu, powodu i planu działania.

Rozwinięciem skrótu RPM jest results-focused, purpose-driven, massive action plan. Tłumacząc na polski metoda jest zorientowana na osiąganie rezultatów, wspomaganie motywacji i planowanie.

Zapomnij o to do. W metodzie RPM chodzi o to, żeby nie skupiać się za bardzo rzeczach do zrobienia, ale na efektach, które chcemy osiągnąć. Przykładowo załóżmy, że chcę zorganizować przyjęcie. Piszę więc rzeczy do zrobienia:

  • iść do sklepu po jedzenie i napoje,
  • zadzwonić do kumpla po nagłośnienie,
  • poszukać fajnej muzyki,
  • zorganizować jakieś atrakcje,
  • zadzwonić do znajomych, aby ich zaprosić,
  • posprzątać mieszkanie.

Nie myśląc o kontekście i celu, który chcę osiągnąć, zacząłbym realizować powyższe kroki po kolei.

Gdybym zdecydował się skorzystać z RPM zastanowiłbym się nad tym:

  • jaki jest mój cel – chcę zorganizować przyjęcie, na którym jest muzyka i jedzenie, bawić się dobrze,
  • jaki jest powód – zacieśnić więzi ze znajomymi.

Mając przed oczami szerszą perspektywę jestem w stanie pogrupować lub wyeliminować niektóre zadania. Przykładowo, czy muszę sprzątać? O ile nie mieszkam w kompletnym syfie, nie jest to konieczne. Mogę więc to odpuścić lub zrobić, jeżeli wystarczy mi czasu.

Dzwoniąc do znajomych mogę poprosić ich o przyniesienie jedzenia oraz własnej muzyki. Czy nagłośnienie jest ważne? Niekoniecznie, w końcu i tak nie mam za bardzo miejsca na tańce. Laptop wystarczy. Zamiast tego skupię się na szukaniu jakichś fajnych gier grupowych na imprezę.

Moje zadania staram się realizować z punktu widzenia efektu, który chcę osiągnąć. Często okazuje się, że część zadań można ze sobą połączyć, część wyrzucić, a niektóre trzeba wykonać wyjątkowo porządnie. Z takim podejściem nie marnuję czasu, ale skupiam się na tym, co przyniesie największą korzyść.

Nie chodzi o zadania, ale o efekt końcowy. Jak powiedział Peter Drucker: nie ma nic tak bezużytecznego jak efektywne robienie rzeczy, których w ogóle nie powinno się robić. Celem RPM jest dokładne przemyślenie co trzeba zrobić, czego nie trzeba robić, a co można zrobić inaczej.

Macierz Eisenhowera

Tę metodę opisałem dokładniej w artykule Ważne vs pilne. Co wybrać?. Jest to łatwy sposób na wyznaczenie priorytetów.

Każdą rzecz, którą mamy do zrobienia określamy jako:

  • ważną i pilną,
  • nieważną i pilną,
  • ważną i niepilną,
  • nieważną i nie pilną.

Co nam to daje? Samo określenie nie wystarczy, należy jeszcze wiedzieć, co zrobić z każdą kategorią zadań. Rzeczy ważne i pilne są najbardziej stresujące. Należy je wykonać jak najszybciej się da. Rzeczy ważne, ale niepilne należy koniecznie zaplanować, tak aby nigdy nie stały się ważne i pilne.

Rzeczy błahe (nieważne), ale pilne należy zlecić komuś innemu. Twoim zadaniem jest efektywne wykorzystywanie czasu. Chcesz więc wyeliminować wszystko co nie jest ważne dla Ciebie. Ostatnia kategoria – nieważne i niepilne, to rzeczy, które powinieneś całkowicie skreślić ze swojej listy to do. Zabiorą twój czas, energię, zestresują Cię, a Ty nic nie zyskasz z ich wykonania.

Dowiedziałeś się dziś całkiem sporo. Mam nadzieję, że ten krótki przewodnik po metodach produktywności pomoże Ci wybrać coś dla siebie. Jeżeli nie teraz, to może kiedyś w przyszłości. Dla każdej metody na pewno znajdziesz przynajmniej jedną książkę, z dokładnym opisem.

Czy czujesz, że Twoje życie jest skomplikowane? Czy potrzebujesz je uporządkować i zorganizować? Jeżeli tak, to zainteresuj się metodami Getting Things Done, RPM lub macierzą Eisenhowera. Jeśli potrzebujesz czuć się zmotywowany do regularnej pracy, to technika don’t break the chain jest dla Ciebie. Jeżeli po prostu potrzebujesz pracować wydajniej i czuć się przy tym dobrze, to spróbuj techniki pomodoro lub action method.

Oczywiście niektóre techniki wymagają czasu na opanowanie. Do Ciebie należy wybór czy warto dokonać tej inwestycji w siebie. Jeżeli artykuł był pomocny, polub go na Facebooku.


Damian Chodorek: Pasjonat i zapaleniec rozwoju osobistego. Student V roku Informatyki Stosowanej na AGH w Krakowie.

Blog o rozwoju osobistym http://brieftip.pl/
Blog o programowaniu http://damianchodorek.com

Słowa kluczowae:

Contact Us